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你的问题不是说不清楚 可能是缺少结构化思维

网友推荐的空间 作者:网友推荐 [我的文集]   在会员中心“我的主页”查看我的最新动态   我要投稿
来源:美文精选网 时间:2022-01-03 08:21 阅读:次    作品点评
小白初入职场三年多了,在给老板汇报问题上还是很纠结,总是感觉给老板汇报项目,自己有口说不出清楚,常常觉得脑子里一团乱,很多信息迸发出来,但就是无法将它们说清楚来龙去脉,有时候还抓不住重点,有时候还出现嘴上说的和心里想的并不是一回事。
我对小白说,别担心,你不是孤例。
工作场合中,不少有5年以上职场经验的人也说不清楚。这些朋友说来说去,其表达很容易陷入自我的情绪感知里,说来说去都是细节。
他说的每个字你都听得懂,然而组合在一起,你也不知道他想说什么,听他说话时间一长,你会头疼,变得焦躁“你TM到底想说什么”。
为什么会这样?根据我的研究发现,不是这些人说不清楚,是他们缺少结构化思维。在思考问题的过程中,如果缺少结构化思维,个人的思考和表达就很容易陷入细节了,造成眉毛胡子一把抓,也抓不到重点。
如果我们在解决问题、面临选择以及与人沟通的时候,能够找到一个结构,将所有的碎片信息放进去,就能够大大减轻大脑的负担,更容易地解决问题。
这就是所谓的“结构化思维”。
一个没有结构化思维的人,其在生活中,在工作中都很难有出色的成绩,想不清楚,怎么说清楚,说不清楚,怎么让别人理解接受,怎么让别人信服你的观点?
怎么办?
首先是要有分类意识
理清混乱的最好方法就是条分缕析。
条分缕析的背后就是运用分类的思想。
比如谈起三角形的时候,我们会想到锐角三角形,直角三角形,钝角三角形。
如果一堆不同形状、不同颜色的三角形放在一起的时候,我们也可以考虑用颜色来分类。比如红色的锐角三角形,绿色的锐角三角形,紫色的。。。
在公园里健身的人群里,我们可以按照年纪分类,也可以按照运动类型分类,也可以按照身高分类。这个分类的背后体现了分类者的意图,他分类的目的是什么?这个分类的目的决定了他分类的指导原则。
这个分类的最高原则来自于麦肯锡的《金字塔原理》。这个原则是MECE原则(Mutually Exclusive Collectively Exhaustive),即各部分之间相互独立。
在思考问题的过程中,我们需要将问题进行分解,每一层级的问题与问题之间没有重复、交叉、相关性,有明确的区分,就是“相互独立”,而每一层级中全面且周密,务必不出现遗漏,就是“完全穷尽”。
但是我们在分类拆分的过程中,需要把握三个点。这三个点分别是有边界的完全穷尽,分类的目的到底是什么、以终为始,在有范围和有终点目标的前提下去找到合适的切入点。
在找到切入点这个要素上,很能看到一个人的功力,这也是体现高手和菜鸟的不同,因为这个切入点分出来的结果很能体现分类者的洞察力。
5种常用的分类法
二分法,这个分法在生活中很常见,其实就是把信息分成“是”和”非是“ 两个部分,如国内和国外,男人和女人,已婚和未婚,成年人和未成年人,专业和业余等。
 
过程法:也就是按照事情发展的时间、流程、程序,对信息进行逐一的分类。
 
我们工作中经常用到的甘特图就是使用过程法来跟踪项目进度。
要素法:
 
这种分类方法是用于说明事物的各个方面特征的,其实就是把一个整体分成不同的构成部分,可以是从上到下、从外到内等。
比如公司的组织架构图就是这种分类方法。比如在市场营销组合中的3c(corporation,customer,competitor),比如4p(production, price, promotion,place).
公式法
 
公式法就是可以按照公式设计的要素去分类,只要公式成立,那这样的分类就符合MECE原则。比如利润 = 销售额 - 成本等等。
还有一种非常实用的分类方法,我们却很容易忽视它,这种分类方法就是矩阵法。
矩阵法
 
谈到矩阵法,我们很多人脑海里会想到时间管理矩阵,根据任务和时间这两个维度来勾勒出的2×2 矩阵:重要紧急 重要不紧急 不重要但紧急 不重要也不紧急 然后可以把它们填到 4 个象限当中。从这四个格子里,我们就很容易看到我们要怎么处理重要紧急到事情。
我们做市场分析的朋友可能对咨询公司BCG的矩阵也比较清楚。
在BCG的模型里,其根据销售增长率与市场占有率两个因素的相互作用,通过2×2 矩阵会出现四种不同性质的产品类型,形成不同的产品发展前景:
①销售增长率和市场占有率“双高”的产品群(明星类产品);②销售增长率和市场占有率“双低”的产品群(瘦狗类产品);③销售增长率高、市场占有率低的产品群(问号类产品);④销售增长率低、市场占有率高的产品群(现金牛类产品)。
这个矩阵的目的在于通过产品所处不同象限的划分,促使企业采取不同决策,以保证其不断地淘汰无发展前景的产品,实现产品及资源分配结构的良性循环。
还有一种分类方法是三维矩阵,三维矩阵可能用于更为复杂的情形筛选。比如在组织体系里,更系统地观察一个企业的竞争力,我们会从市场,产品和技术者三个维度去看到这个公司所处的位置。
不过对于我们日常的工作来说,如果能够熟练掌握用二维矩阵来分类,我们已经能够分析和思考到不少问题,毕竟对于很多人来说,其只是掌握了一个维度去看问题和看世界。
二维矩阵法分析职场中情绪波动
再举个二维矩阵法在日常职场中的运用,大家应该都会有下述现象的类似经历。
现象:有天下午,你的老板走到你座位前,对你说,小米啊,你给我准备个材料报告,两天后交给我。
听到老板的这个任务安排后,根据情绪ABC理论来分析,你的情绪是什么?
心理学中的“情绪ABC理论”认为激发事件A(activating event)只是引发情绪和行为后果C(consequence)的间接原因,而引起C的直接原因,则是个体对激发事件A的认知和评价而产生的信念B(belief)。~~~ B是基于我们过往常年累月积累的习惯和信念。B又分为对外部的判断/评估和对内部的判断/评估。
比如,对他人的意图判断:如他要害我,他要帮我;对要做某件事的结果判断:对我是否有不利的后果 对内部自己的判断/评估:如我能,我不愿意等。
基于我们过往不同的判断信念,我们不同的人对这个老板交代任务这件事得出了不同的反应,也就导出了不同的结果。
那怎么分析和表达自己的情绪?情绪分析的好坏决定了我们能否很快走出来这个任务突然降临的情绪波动。
我们可以尝试用矩阵法中的二维度来分析老板布置任务的行为和自我的情绪感知。
对老板布置这个任务的判断可以用老板意图和做这件事的结果两个维度来得出4个判断。
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对自己的内在情绪,我会用意愿和能力两个维度来感知自我的情绪变化,也能得出4个判断。
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如果感知到老板是恶意的,做这件事的后果不好,我就没有多少意愿去做这件事。
如果感知到老板意愿是善意的,是考验我,我有一定的能力和意愿去完成这件事,我就会赶紧行动,甚至加班加点也要完成。
你有没有发现,通过两维度来总结分析这个现象,我们就会发现事情其实并没有那么多复杂,自己也可以很快梳理自己杂乱的情绪。
事实上,根据研究,职场中绝大部分同事都是善意的,我们用积极的情绪去判断一些现象,不管对于最终结果呈现和自我健康都很有帮助。
不过这是题外话。不在本文的考虑范围内。
为什么要有结构化思维?
因为结构化思维符合大脑的构造。
人类大脑在处理信息的时候,有两个规律:第一,一次不能太多,太多信息会让我们的大脑觉得负荷过大;第二,大脑喜欢有规律的信息。
根据George A. Miller的研究,人类短期记忆一般一次只能记住5-9个事物。而我在实际生活中的经历是,要记忆的信息点超过4个对于大脑的记忆来说都是一种负担。
同时,如果我们记忆太多的细节,不能进行归纳总结,我们就很难从细节中跳脱出来,就很难形成洞见。
如果没有洞察力,我们就很难把我们的经验转化为有价值的信息,就很难对未知的东西进行判断。
一个有洞察力的人和一个没有洞察力的人相比,哪个人的市场竞争力更强?
所以,对于职场人士来说,在工作中掌握结构化思维,不仅有助于思考,有助于表达,更有助于提高职场竞争力。
其实不仅职场如此,在生活中,在带娃中用结构化思维也非常有必要。
一旦意识到了结构化思维的重要性?接下来怎么做?要做思维体操。看到一些现象问题就试图用上述我提到的一些分类维度去划分总结,积累三个月以上,我相信你肯定会有效果的感知。
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不求躁动,只求理性成长。
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作者
我是丽歌
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